Le logiciel de signature numérique s’avère une solution de choix pour authentifier, certifier et signer un grand nombre de documents en ligne. Prenez le temps de bien choisir la solution adaptée à vos besoins.
En quoi consiste un logiciel de signature électronique ?
Il s’agit d’une application qui a été conçue pour signer numériquement des documents. Quel que soit le format (PDF, Word, JPG, XML...) ou le type de document que vous désirez signer électroniquement, il est essentiel de disposer d’un
logiciel signature électronique, ainsi que d’un certificat numérique (une carte d’identité numérique délivrée par une Autorité de Certification pour indiquer que votre logiciel répond aux normes légales en vigueur).
Quels en sont les avantages ?
Cette signature numérique équivaut à une signature manuscrite. Comme vous n’avez plus à vous déplacer pour faire signer vos documents, vous gagnez un temps précieux en procédant à distance. Sans oublier que vous réaliserez des économies substantielles en diminuant vos coûts d’impression, d’archivage et d’envoi des documents. Par le fait même, cette façon de procéder s’inscrit dans une démarche écologique. Vous conservez un suivi des documents signés et du nom de chaque destinataire. La
signature électronique permet de diminuer notablement les risques de falsification et de modification des documents, surtout s’ils sont sauvegardés en fichiers PDF. Avec votre
logiciel de signature électronique, vous pouvez signer et authentifier des contrats, des factures, des messages de validation, des devis, des bons de commande, des emails...
Quelle solution de logiciel de signature choisir ?
Deux solutions de base s’offrent à vous : le logiciel de service client interne et le logiciel de service client externe (aussi nommé SaaS). Dans la première option, le système installé sur les ordinateurs d’un groupe de personnes peut servir à stocker leurs données et à en assurer le contrôle. Le système doit être utilisé à partir du bureau et les mises à jour ne se font pas de façon automatique. Dans la seconde option, le service externe, le logiciel de signature est stocké sur le Cloud plutôt que sur les ordinateurs. Les utilisateurs peuvent accéder à son interface en ligne quand ils le souhaitent grâce aux identifiants.
Avant de commander votre
logiciel de signature numérique, déterminez vos besoins réels. Par exemple, la protection des données est-elle pour vous une priorité ? Le logiciel de signature qui vous intéresse est-il compatible avec les autres logiciels que vous utilisez déjà ? Vous pouvez n'avoir besoin que d’une simple solution de signature virtuelle ou plutôt d'un système de dématérialisation global dans votre bureau. L’entreprise qui vous fournira ce logiciel doit être en mesure de vous aider à sélectionner le type de e-signature qui vous convient : "simple", "avancée" (un niveau de sécurité augmenté et elle nécessite l’envoi d’une copie de certification) ou "certifiée" (le niveau de sécurité le plus élevé car il nécessite une vérification visuelle). Ces services sont généralement proposés sur abonnement, mensuel ou annuel.
